Archiviazione

Procedura per l'archiviazione di documenti amministrativi

La documentazione amministrativa da trasferire non deve essere corrente poiché, in tal caso, deve essere mantenuta presso l'ufficio responsabile del procedimento.

Se necessario, il personale dell'archivio può aiutare a valutare la tipologia di materiale e l'eventuale scarto.

  1. Compilare il Modulo A1, specificando l'ufficio di provenienza, la tipologia di materiale e i metri lineari di materiale da archiviare. Il modulo deve essere firmato dal responsabile dell'Ufficio;

  2. Inscatolare il materiale e preparare le scatole per il trasporto;

  3. Applicare su ciascuna scatola l'Etichetta A1 indicando chiaramente l'Ufficio di provenienza e una descrizione sommaria del materiale inscatolato;
  4. Preparare un elenco dettagliato di tutto il materiale da trasferire e spedirlo via mail o consegnarlo su dischetto al personale preposto (Anita D'Orazio o Daniele Ronco);
  5. Appena preparato il materiale e la relativa modulistica, avvisare via e-mail il personale preposto (Anita D'Orazio o Daniele Ronco), che provvederà a dare istruzioni su tutti i passaggi organizzativi successivi (informazioni sulle ditte di facchinaggio) concordando i tempi e le modalità con il responsabile dell'ufficio richiedente per la consegna del materiale. Se necessario il personale effettuerà un sopralluogo per verificare che tutte le procedure siano state correttamente effettuate e per valutare meglio il programma di trasloco.

Procedura per l'archiviazione di materiale bibliografico

Il materiale bibliografico da dislocare in archivio deve essere preventivamente catalogato nel Catalogo di ateneo, se si tratta di monografie e tesi, nel Catalogo italiano dei periodici (ACNP), se si tratta di riviste. In entrambi i casi le registrazioni catalografiche devono contenere l'indicazione ARCHIVIO scritta in maiuscolo prima della collocazione. Tale indicazione deve essere riportata anche sull'etichetta apposta sul dorso del volume.
Il materiale bibliografico non catalogato non sarà accettato.

  1. Compilare il Modulo A2, indicando la quantità e la tipologia di materiale. Il modulo deve essere firmato dal Responsabile bibliotecario di Polo;
  2. Inscatolare il materiale e preparare le scatole per il trasporto;
  3. Applicare su ciascuna scatola l'Etichetta A2 indicando chiaramente la Biblioteca di provenienza e una descrizione sommaria del materiale inscatolato;
  4. Appena preparato il materiale e la relativa modulistica, avvisare via e-mail il personale preposto (Anita D'Orazio o Daniele Ronco), che provvederà a dare istruzioni su tutti i passaggi organizzativi successivi (informazioni sulle ditte di facchinaggio) concordando i tempi e le modalità con il Responsabile bibliotecario di Polo.

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